Social media policy e Privacy?

Uno dei modi per farsi conoscere sul web è quello di farlo in modo consapevole. Creare un sito internet, aprire un e-commerce, gestire una pagina aziendale su Facebook richiede conoscenza degli strumenti informatici e sensibilità rispetto la protezione dei dati personali dei clienti e del personale aziendale adibito al loro utilizzo (il settore marketing o hr).

Tutelare, quindi, il proprio patrimonio informativo aziendale significa procedere con la redazione di policy di condotta sia per i propri dipendenti, sia per i propri clienti.
Ma che cos’ è una policy? Una social media policy è una procedura, contenuta anche nel regolamento informatico, che con un linguaggio semplice e chiaro, indica in modo pratico le regole di comportamento da tenere durante la scelta, l’iscrizione, la gestione di un social media, fino all’ eventuale chiusura del profilo.

Perché è importante tutelare la privacy online? Si potrebbe dire che un’azienda che è online senza tener conto della privacy è “out”. Non solo perché è obbligo di legge adeguarsi al GDPR (e quindi nessuna azienda può farne eccezione), ma anche perché chi intende “fare business online” non può tralasciare, in un mondo lavorativo avviato alla trasformazione digitale, la propria reputazione e immagine. Un buon adeguamento GDPR, non è solo produzione di documenti, ma una concreta vetrina di opportunità: 1. migliora la credibilità dell’azienda; 2. incentiva le opportunità di lavoro; 3. anticipa i rischi, non solo legali ma IT; 4. consente di affrontare crisi ed eventuali violazioni dei dati da parte di competitors o terzi.

Come ci si può tutelare rispetto ad una non corretta gestione dei social? In primo luogo, non aver progettato un piano “data protection” equivale ad un autogol. In secondo luogo, le aziende sono tenute a conoscere in modo approfondito i social che intendono utilizzare per propri fini promozionali. E’, quindi, fondamentale prestare attenzione al mercato dei social media, scegliere lo strumento adatto per l’obiettivo dell’azienda. Ai responsabili di funzione è richiesto di aver letto e compreso le privacy policy, accettato i DPA, aver raccolto tutte le informazioni sull’attendibilità del social (recensioni, termini e condizioni di servizio) e saper riconoscere un prodotto con piano business da quello no profit. Ed infine farsi accompagnare in questa scelta dal consulente privacy.

In concreto l’azienda può gestire i social media in funzione della protezione dei dati? Al fine di minimizzare il rischio privacy sul web, risultano di massima importanza adottare le “social media policy”, sia quelle verso i propri dipendenti autorizzati a gestirli per finalità aziendali, sia nei confronti degli utenti e i followers della azienda, con ad esempio la creazione di apposite policy per gli Utenti. E’ consigliabile per l’azienda strutturare una social media policy differente a seconda del social, a seconda del piano di comunicazione o dell’utilizzo dei dati o delle attività di marketing successive.

Oggi più che mai gioca un ruolo rilevante la figura del Data Protection Officer, nominato non solo per verificare l’adeguamento GDPR, ma per stimolare la cultura digitale e a salvaguardare la web reputation dell’azienda. Affidarsi alle nuove figure di consulenti in materia privacy è imprescindibile per accrescere il valore del proprio patrimonio informativo aziendale: la protezione dei dati è infatti vitale per chi investe in attività online. Chi si iscriverebbe ad un’e-commerce che non protegge i dati in modo adeguato? Dice Nicholas Negroponte: “L’informatica non riguarda più i computer. Riguarda la vita”.

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